CHAP.1- PERIODE D’ESSAI – DEBRIDAGE - PARAMETRAGE.
I- PERIODE D’ESSAI:
Après l’installation vous pouvez essayer
MEDWIN dans sa version de démonstration
limitée à 30 jours. |  |
Sinon on vous contactera par tout moyen pour un débridage manuel.
Pour toute installation supplémentaire sur un autre PC, une nouvelle clé est nécessaire.
La licence monoposte n’est valable qu’en utilisation monoposte, pour une utilisation en réseau, une extension de licence est nécessaire, à raison d'une licence par PC connecté au réseau.
II- PARAMETRAGE:
Normalement il est fait par notre Formateur lors de l’installation, sinon faites-le vous-même :
-Cliquer sur [paramètres]
-Introduire vos données personnelles : nom, spécialité, code CNAM, taux de remboursement et tarifs conventionnels…
ATTENTION : Tout changement du paramétrage concernant la CNAM doit être conforme aux tarifs et aux taux de remboursement conventionnels sinon les bordereaux générés risquent d'être refusés.
Chap.2- PRISE EN MAIN – COMMANDES GENERALES.
I- IMPORTANT – CONSEILS D’UTILISATION:
La résolution minimale d’affichage de votre écran devrait être de :1280 x 768 ou plus.
Lors de l’utilisation de MEDWIN des conseils d’utilisation sont affichés en déplaçant la souris sous forme de Tooltips sur certains boutons.
| Editeur: pour lancer l’éditeur et modifier les documents | Paramètres: pour paramétrer MEDWIN | ||||||
| VidalTN: le «Vidal» Tunisien, aux normes CNAM et DPM. | Utilitaires: pour sauvegarder, restaurer ou synchroniser les données | ||||||
| Finances: les différents formulaires de gestion financière | Négatoscope: transforme votre écran PC en Négatoscope | ||||||
| CNAM: pour les formulaires de gestion de la CNAM | MEDMANAGER: c’est le formulaire de maintenance et de réparation, | ||||||
| Agenda: pour la festion des rendez-vous | ce formulaire est accessible à partir d’une icône du bureau. | ||||||
| Messagerie: permettant de contacter ou envoyer un dossier patient à un confrère. |
II- COMMANDES GENERALES:
Commandes générales par clavier: ces commandes sont répétitives et retrouvées dans tous les formulaires de MEDWIN,
- Tab arr./Tab av. ou les flèches : pour avancer / reculer dans la fiche de saisie.
- F4 : pour ouvrir un listing déroulant et F9 : pour lancer une recherche dans une liste ou un formulaire.
- ENTREE : pour introduire des données nouvelles dans un listing.
- Alt +E : pour enregistrer et Alt +A : pour annuler.
- INSER : pour saisir tout nouveau patient il faut débuter par faire la commande à partir du champs de saisie du nom.
- Pour les raccourçi-clavier : faire Alt + la lettre soulignée.
- Et surtout : n‘ oubliez pas d’enregistrer vos nouvelles données par Ctrl +e avant de quitter une fiche patient.
Commandes par la souris : Les fonctions sont expliquées par le texte inscrit dans le bouton avec une image intuitive.
CHAP.3- LE FORMULAIRE PRINCIPAL – LE FICHIER PATIENT.
I- SAISIR UN NOUVEAU PATIENT :
A/ LES DONNEES SIGNALETIQUES ET DE LA CNAM
Pour introduire un nouveau patient : cliquer sur [nouveau], Puis remplir au fur et à mesure les différents champs de saisie, avec les données correspondantes.
Pour se déplacer d’un champ à l’autre utiliser les touches "TAB ARR/AV" ou avancer par les flèches .
Formulaire de saisie des données signalétiques.
EXEMPLE :
[nom] : FOULEN - [prénom] : BEN FOULEN - [date de naissance] : 01/01/1950 - [sexe] : masculin/féminin
[état civil] : Célibataire / Marié / Veuf / Divorcé - [Profession] : faites F4 pour choisir une profession, mais si la profession ne se trouve pas parmi la liste, vous pouvez l’introduire, en la saisissant directement dans le champs vierge puis de faire [ENTREE], une boite de dialogue apparaît, il suffit de valider pour introduire la nouvelle profession dans la liste des professions – [Ville] : idem que précédemment - [adresse] : saisissez l’ adresse, continuer de même avec les autres champs de saisie : [Tél]…jusqu’à [Contact]
Si le patient a une assurance groupe, veuillez remplir le formulaire : [Assurance].
1- Le patient est affilié de la CNAM et son carnet n’a jamais été saisi : il faut donc créer son carnet :
| Pour cela il faut, cliquer sur le cadre dédié à la CNAM : |  | |
| le menu suivant va apparaitre : |  | |
| Choisir le 1er choix pour [créer un nouveau carnet] : | ||
| Le formulaire de saisie des données du patient s’affiche, il faut alors saisir les données à partir du carnet du patient, |  | |
| Si le patient est l’assuré, cliquer sur le bouton indiqué | ||
| Si le patient est le conjoint, cliquer sur le bouton de validation V |
2- Le patient appartient à un carnet déjà saisi :il faut rechercher le carnet puis y affecter le patient (2ème choix) :
Le formulaire de recherche s’affiche, il faut saisir l’identifiant CNAM du patient (ou même une simple partie) puis cliquer sur [Rechercher]
Une fois le carnet sélectionné, saisir les données du patient comme précédemment.
3- vous pouvez changer les données introduites ultérieurement grâce à Editer ou modifier un carnet (3ème choix).
IMPORTANT* : Comment paramétrer les identifiants CNAM de vos patients à partir du carnet.
1/ Patients CNRPS: l’identifiant unique CNAM à 10 chiffres est du type : N0N1N2N3N4N5N6N7N8N9 pour le convertir en 12 chiffres (10 chiffres + 2 chiffres pour la clef), on répète les 02 derniers chiffres pour la clef soit :
N0N1N2N3N4N5N6N7N8N9 N8N9 : La clef est toujours du type N8 N9
Exp 1 :Si l’identifiant à 10 chiffre est du type 00345067 89 = 10 chiffres,
il faut dans ce cas mettre comme clef les 02 derniers chiffres 89 : soit 10 + clef de 2 = 12 caractères, soit: 0034506789 89 = 12 chiffres
2/ Patients CNSS: l’identifiant unique CNAM à 10 chiffres est du type : N0N1N2N3N4N5N6N7 N8N9 (N8N9 étant la clef) pour le convertir en 12 chiffres (10 chiffres + 2chiffres pour la clef), on ajoute des zéro « 0 » à gauche puis on écrit l’identifiant en prenant soin de faire correspondre N8N9 à la clef.
La clef est généralement du type 01 ou 02 … à 09.
Exp 2 : Si l’identifiant à 10 chiffres est du type 00345067 06 = 10 chiffres (la clef est 06)
il faut dans ce cas mettre comme clef les 02 derniers chiffres 06 : soit 10 + clef de 2 = 12 caractères, soit : 0000345067 06 = 12 chiffres.
ATTENTION* :Après chaque paramétrage vous devriez #02758fémarrer MEDWIN.
B/ L’HISTORIQUE MEDICAL – MALADIES ET TRAITEMENTS CHRONIQUES :
| Cliquer sur le bouton |  |
Pour accéder au formulaire de saisie des APCI, de l’HDM et du traitement renouvelable.
1- Saisie des APCI et de l’historique médical du patient :
- La liste des 24 APCI est affichée il suffit de cliquer sur l’APCI du patient pour la sélectionner.
- Dans le champs : [ATCD-Historique médical] : saisir les évènements médicaux significatifs du passé du patient.
- LE Chamlps au dessous est fait pour y consigner les données à transcrire dans les documents CNAM : AP1 et AP2, pour éviter de les ressaisir à chaque fois en vue de les imprimer.
2- Saisie du traitement chronique du patient :
- Ajouter les médicaments un à un par le bouton indiqué
Indiquer la périodicité des consultations chroniques dans le champs indiqué en bas avec la période de rigueur imposée par la CNAM pour certaines APCI
( > 80 jours pour les APCI 01-05-07), s’il y a lieu.
Les ATCD :
| Il suffit de cliquer dans le cadre rouge pour lancer le formulaire de saisie des ATCD, il ne reste plus alors qu’à sélectionner les ATCD patient un à un. |  | |
| Pour cela : faites F4 pour accéder à la base de données des antécédents puis sélectionnez-en un ou plusieurs antécédents, en cliquant dessus ou en tapant ENTREE. |
C/ SAISIR LES DONNEES MEDICALES DE LA CONSULTATION PROPREMENT DITE :
1- Cliquer sur la barre de saisie des consultations :
pour avoir un formulaire patient à la date du jour de consultation, (vous pouvez la changer à votre guise) de même que s’affiche l’âge de votre patient il ne reste plus qu’à remplir chaque champ de saisie avec les données adéquates.
- [T.A : tension artérielle], [Poids], [Taille], [Pér.Ombilical]…
- Puis vous accédez au champ du suivi régulier, pour saisir les données nécessitant un contrôle permanent,
- Puis l’examen clinique,
- pour aboutir à la sélection d’ un diagnostic (dans la liste des diagnostics cinforme au CM-10) par la touche F4 puis faites OK pour confirmer le diagnostic et passer ensuite à
- La saisie d’ un éventuel arrêt de maladie puis des honoraires réclamés patients hors CNAM (ou au remboursement) ou dans le cadre de la CNAM.
- Puis vous passez aux prescriptions Médicamenteuses :Faites F4 pour accéder à la base de données des médicaments, sélectionnez le médicament de votre choix en tapant le début de sa dénomination puis F9 pour le sélectionner. Vous pouvez ainsi sélectionner autant de médicaments que nécessaire pour votre ordonnance.
Le PVP et le prix de référence de chaque médicament s’affichera au fur et à mesure des sélections, ainsi que le montant estimatif de l’ordonnance, et les données intéressant la CNAM. Vous pouvez de plus afficher la fiche VIDAL de chaque médicament en cliquant sur le bouton [Vidal TN], de même que consulter ses principales interactions.
| Vous pouvez changer les valeurs affichées par défaut tel que la posologie ou la quantité…notez que le montant indicatif de l’ordonnance est calculé automatiquement. Voila, votre ordonnance est prête pour l’impression, vous n’avez qu’à activer l’icône : [ordonnance] ou la rédiger manuellement. Faites de même pour les autres prescriptions : Biologie et imageries, Il suffit de cliquer sur le bouton indiqué pour les sélectionner. |
 |
II- RECHERCHER UN PATIENT QUI A DEJA CONSULTE :
Pour cela il faut lancer la recherche à partir du bouton [Rech.]vous accédez ainsi au listing complet de vos patients classés par ordre alphabétique (pour les classer par ordre de n° de fiche croissant, cliquez sur le champs [NUM] en début de colonne).
Pour lancer la recherche, il faut introduire dans les champs de saisie certains des éléments d’identification de votre patient, puis faites F9 pour lancer la recherche, puis sélectionnez votre patient par ENTREE
NB.: Il est possible de rechercher un patient de différentes manières et en remplissant les champs de façon aléatoires.
CHAP.4- LA BARRE DE MENU HORIZONTALE DE MEDWIN 5.0
I- FONCTIONS DE LA BARRE DE MENU
| La barre de menu de MEDWIN vous permet d’accéder à plusieurs fonctionnalités en cliquant sur l’icône correspondante : |  |
1. Editeur :
Permet de de paramétrer les documents à imprimer, vous devez d’abord sélectionner le type de document: ordonnance de médicaments, de biologie, d’imagerie, certificats, rapports…
| Pour chaque type de documents vous avez des modèles préparamétrer qui vous serviront de modèles pour créer les votres par dupplication à partir des modèles originaux puis modification.
Prenons pour exemple les ordonnances, vous avez par défaut 04 modèles préparamétrés : un 1er modèle au format A5 CNAM APCI,le 2ème A5 CNAM,pour les maladies ordinaires…nous vous conseillons de duppliquer le modèle de votre choix et de lui affecter un autre nom : exp: ordonnance A5 CNAM APCI-foulen, ainsi en cas d’erreur,vous pouvez toujours revenir au modèle de départ. Une fois que le modèle choisi a été duppliqué, cliquer sur [Modifier] pour accéder à l’éditeur de MEDWIN qui permet de modifier la mise en page,et de changer les libellés,le format de police…vous pouvez saisir les textes de votre choix...n’oubliez pas d’enregistrer. |
 |
2. Vidal TN : «Le Vidal Tunisien» :
En cliquant sur le bouton de [Vidal TN], vous accédez au formulaire de recherche :
Rechercher le médicament de votre choix par l’icône [ rech.] la recherche peut se faire suivant 4 critères :
la désignation, la D.C.I, la famille ou laclasse thérapeutique et la catégorie suivant la classification de la CNAM.
Ainsi, tout médicament est facilement choisi avec ses 05 critères de recherche de plus les prix de ventes publics sont affichés pour affiner votre choix suivant le coût.
La référence étant la nomenclature de la «Pharmacie centrale tunisienne» et les classes thérapeutiques de la DPM.
Sélectionnez un médicament, sa fiche « Poso. » détaillée va alors s’afficher :
Vidal TNest ainsi la base de données médicamenteuses de référence des médicaments distribués en Tunisie (avec lesdonnées de la P.C.T) .
Il comprend plusieurs bases de données complémentaires pour : la D.C.I, les familles, les classes thérapeutiques…soit plus de 2750 médicaments.
Il permet grâce aux nombreuses fonctions dont il dispose d’adapter la base de données médicamenteuse à vos prescriptions: introduire les posologies particulières ,
Mettre à jour régulièrement de votre base par le Net.
3. Finance :
| En cliquant sur ce bouton vous accédez aux formulaires d’aide à la
gestion financière, de MEDWIN : - Recette quotidienne : affiche la recette du jour, - Bilan mensuel : permet d’afficher la recette du mois, détaillée. |  |
NB. : Ce formulaire permet à la fin de chaque mois de collecter le montant total des tickets modérateurs reçus des affiliés de la CNAM,
et permet ainsi de les faire correspondre aux recettes quotidiennes pour un bilan comptable cohérent.
Vous pouvez aussi exporter vos données financières sous forme de fichiers .xls pour une éventuelle exploitation statistique ou comptable.
- Bilan par année :
Ce formulaire permet de rendre compte de l’évolution des recettes de l’année en cours et de la comparer aux années précédentes et ainsi d’avoir une estimation sur l’évolution du cabinet.
On peut aussi exporter les données vers EXCEL.
4. CNAM :
| En cliquant sur ce bouton vous accédez aux formulaires permettant la gestion complète de la CNAM pour la filière privée : |
 |
- Vérification journalière :
ce formulaire vous permet de vérifier
régulièrement les consultations des affiliés de la CNAM,
pour corriger
un éventuel oubli :
Les consultations «oubliées» (non transférée dans le bordereau CNAM ) sont en rouge et en gras.
Vous n’avez qu’à cliquer dessus pour accéder au formulaire de saisie pour une éventuelle correction :
- Le bordereau global :
ce formulaire permet de regrouper les consultations au tiers payant à présenter à la CNAM et ainsi de :
- Générer le fichier électronique .txt : par le bouton [Bordereau électronique]
- D’imprimer le bordereau : à présenter avec le fichier électronique.
Il y a aussi d’autres fonctions facilitant la gestion des bordereaux :
- Le bouton [vérifier le bordereau] permet une vérification rapide avec détection des doublons.
- Le bouton [consultation rapprochée] permet de générer le bordereau des consultations rapprochées,
Une fois que le bordereau a été transmis à la CNAM, il faut le transférer dans les archives par le bouton [Archiver] pour débuter un nouveau bordereau.
- Archive des bordereaux :
ce formulaire vous permet de consulter les bordereaux archivés et de faire le suivi des règlements et des retenues à la source pour chaque bordereau.
Le bouton éditer permet d’afficher les données concernant le bordereau sélectionné.
- Bordereaux correctifs :
ce formulaire vous permet de sélectionner un à un les bordereaux archivés et d’extraire de chaque bordereau le ou les consultations rejetées à représenter pour la CNAM pour les intégrer dans un nouveau bordereau désigné par bordereau correctif, qui sera ultérieurement imprimé et présenté à la CNAM pour règlement.
- Plafond estimatif : Permet de vérifier l’état du plafond, avec possibilités d’imprimés un relevé détaillé des consultations par date et estimation de l’ordonnance de chaque ayant droit dépendant du carnet, afin de le confronter avec les données de la CNAM.
- Gestion des carnets : ce formulaire permet d'assainir la base de données des carnets CNAM, afin de localiser les carnets mal libélés( sans assurés par exp.), permet aussi de faire des recherches dans la base de donnée des carnets et d'exporter les résultats vers EXCEL.
- Liste des actes :Permet d'afficher et de mettre à jour la base de données des actes afin d'en faciliter l'exploitation et la mise à jour pour une éventuelle utilisation dans les bordereaux CNAM et les fichiers électroniques .txt.
A partir de ce formulaire vous pouvez modifier un acte ou en ajouter un nouveau. Notez bien la possibilité de sélectionner les actes les plus fréquemment prescrits par vous et de les intégrer dans une liste d’actes favoris en cochant la ce de la colonne Fav. en regard, vous pouvez les visualiser tous en cliquant sur [Tous].
5. AGENDA :
- Rendez-vous :
En cliquant sur ce bouton vous accédez au formulaire permettant la gestion des rendez vous :
- en cliquant sur une date du calendrier vous afficherez les RDV prévus
- Avec le bouton [Ajouter RDV] vous pouvez ajouter des RDV
- Annuaire :
C’est l’annuaire des médecins libéraux de Tunisie le plus complet possible, il sert aussi pour sélectionner les médecins de familles et les médecins traitants :
6. PARAMETRES:
- Utilisateurs et CNAM :
Ce formulaire permet de paramétrer les données permettant d’identifier l’utilisateur et son statut vis-à-vis de la CNAM : code, montant du C ou Cs, taux du ticket modérateur… Il permet aussi d’initialiser certaines données concernant le cabinet, dont l’horaire des consultations pour les RDV.
- Apparences :
Ce formulaire permet de personnaliser l’apparence de MEDWIN5.
- Bibliothèque des données :
Permet de supprimer les données erronées que vous avez introduites dans la base de données.
- Enregistrement et sécurité :
Ce formulaire précise le statut de la licence d’utilisatioin de MEDWIN5, et permet de délimiter les domaines d’accès des différents utilisateurs potentiels.
Par défaut on a 3 domaines bien délimités :
- Le MEDECIN PRINCIPAL avec son mot de passe : GO
- Le MEDECIN REMPLACANT avec son mot de passe : REM
- La SECRETAIRE avec son mot de passe : SEC
7. UTILITAIRES:
- Sauvegarde de données :
Ce formulaire permet de générer rapidement des sauvegardes qui contiennent toutes vos données personnelles et vos patients.
Pour sauvegarder vos données cliquez sur [UTILITAIRES] puis [Sauvegarde de données], puis [Parcourir] pour choisir le volume où vous allez faire la sauvegarde : C:\ ou Clef USB … MEDWIN va générer alors un fichier de sauvegarde du type SMED-24-06-2014-10h05 (c'est-à-dire sauvegarde du 24 juin 2014 à 10h05) à copier sur une clef USB.
N.B : il est préférable de faire les sauvegardes alternativement sur 02 clefs USB différentes, dont l’une sera gardée à votre domicile l’autre au cabinet.
En cas de problème (ou vol du PC) vous pouvez réinstaller MEDWIN à partir du CD fourni,
puis récupérer vos patients en faisant une restauration à partir du dernier SMED-jj-mm-aaaa sur la clef USB.
-Restaurer les données :
C’est l’opération inverse de la sauvegarde qui permet de récupérer les données de MEDWIN à partir du dossier de sauvegarde SMED-jj-mm-aaaa sur le C:\ ou la clef USB
- Synchroniser :Permet de synchroniser les données entre MEDWIN installé sur le PC et la Clef MEDWIN5 MOBILE, ainsi seules les données les plus récentes seront gardées.
8. NEGATOSCOPE:
Permet de transformer votre écran de PC en négatoscope.
9. STATISTIQUES:
| Rubrique des statistiques intéressant 03 volets : la CNAM, L’activité du cabinet et vos prescriptions |
 |
- Statistiques CNAM :
 |
Ce sont des requêtes pré-établies permettant un meilleur suivi et une évaluation rapprochée de votre activité avec la CNAM. |
- Statistiques des consultations suivant les SEXES:
- Statistiques des CONSULTATIONS et des NOUVEAUX patients :
- Statistiques des NOUVEAUX patients suivant les SEXES :
- Statistiques des DIAGNOSTICS :
- Statistiques des prescriptions par nom de SPECIALITES :
- Statistiques des prescriptions par DCI :
- Statistiques des prescriptions par FAMILLE :
10. SITE DE LA CNAM :
Permet d’accéder directement au site de la CNAM pour suivre l’état d’avancement du traitement de vos bordereaux.
11. MEDMANAGER :
Permet de lancer MEDMANAGER qui est un module indépendant de MEDWIN pouvant être lancé seul à partir du bureau où vous noterez la présence de son icône dés la première installation de MEDWIN5.
Cet outil intègre plusieurs fonctions techniques et de maintenance pour assurer le bon fonctionnement de MEDWIN :
* TELE ASSISTANCE ADSL :
Permet de lancer l’utilitaire TEAMVIEWER : après lancement, contactez alors notre HOTLINE au : 29 392 492
donnez-leur le mot de passe de TEAMVIEWER, pour qu’ils interviennent directement sur votre PC grâce à votre liaison ADSL.
N.B : Si vous avez un n° de téléphone fixe prés du PC, donnez–le à notre HOTLINE, il vous recontacteront sur votre fixe à leurs frais.
* POINT DE RESTAURATION :
Permet de restaurer MEDWIN à partir d’une date ultérieure, ceci en cas de problème grave avec impossibilité d’accès à une sauvegarde ou de panne importante du système ayant affecté le fonctionnement de MEDWIN.
* MAINTENANCE BASE DE DONNEES :
Permet d’optimiser et de réparer automatiquement au besoin votre base de donnée.
* SITE MEDWIN :
Raccourci vers le site www.medwin.tn
* LOGITHEQUE :
Raccourci vers votre software préféré d’aide à la prescription.
* AIDE/ A PROPOS :
Tel: 29 392 492
Email :medwintn@gmail.com
visitez le site : www.medwin.tn